Wenn Bestellungen sich selbst ins ERP schreiben
Wie REME eingehende Bestellungen mit 42°OS vorverarbeitet — vollständig On-Premises.
Das Unternehmen
REME bearbeitet täglich eine verlässliche Menge an Kundenbestellungen — aus unterschiedlichen Kanälen, in unterschiedlichen Formaten, mit unterschiedlichen Absendergewohnheiten. Der Vertrieb kennt seine Kunden und wusste bisher auch: jeder Auftrag wird einzeln geöffnet, sortiert, gegen die Stammdaten geprüft und ins ERP eingetragen.
Hinter dieser gewachsenen Routine steckt eine beachtliche Menge Detailwissen — welche Kundennummern auf welchen Artikel verweisen, welche Abkürzungen bestimmte Bestellungen nutzen, welche Sonderkonditionen gelten.
Abtippen statt Betreuen
Das Abtippen der Bestellungen ist keine Minute kritisch — aber es summiert sich auf viele Vormittage pro Woche. Zeit, die der Vertrieb nicht für das eigentliche Geschäft nutzt. Dazu die bekannte Fehlerquelle: Unter Zeitdruck wird hier eine Artikelnummer vertauscht, dort eine Menge verdreht.
Und schließlich die Personen-Abhängigkeit: Wenn die Kollegin ausfällt, die weiß, wie Kunde X seine Bestellungen beschriftet, dauert alles länger.
Ein Assistent, der liest, abgleicht und aufbereitet
Gemeinsam mit 42grad wurde ein Auftragsverarbeitungs-Assistent konfiguriert. Er liest Bestellungen aus E-Mail und Postfach, erkennt das Format des jeweiligen Kunden, ordnet Artikelnummern zu und legt den Auftrag ERP-fertig zur Freigabe vor.
Der Vertrieb prüft und gibt frei — oder korrigiert, wenn etwas nicht stimmt. Bei unklaren Fällen meldet sich der Assistent gezielt zurück, statt die Bestellung blind zu verarbeiten.
So funktioniert der Workflow
- 1
Bestellung trifft ein
Der Assistent überwacht die relevanten Postfächer und erkennt neue Bestellungen — als PDF, Excel, freier Mailtext oder handschriftlich ergänzter Scan.
- 2
Kunde und Artikel zuordnen
Auf Basis der Kundenstammdaten werden Absender und bestellte Artikel identifiziert. Kundenindividuelle Abkürzungen und Gewohnheiten sind hinterlegt.
- 3
Abgleich und Plausibilität
Mengen, Konditionen, Liefertermin und Sonderfälle werden gegen die Stammdaten abgeglichen. Unplausibles wird markiert.
- 4
ERP-fertig zur Freigabe
Der Auftrag liegt strukturiert vor — der Vertrieb prüft und gibt frei, ohne ihn abzutippen.
- 5
Human in the Loop
Bei Unklarheiten meldet sich der Assistent gezielt — entweder intern beim Vertrieb oder durch Rückfrage beim Kunden, immer mit Kontrolle durch das Team.
- 6
Übergabe ans ERP
Nach Freigabe wird der Auftrag im ERP angelegt — inklusive Protokoll jedes Verarbeitungsschritts.
Ergebnis
Weniger Tipparbeit, mehr Kundenkontakt
Der Vertrieb gewinnt Zeit zurück — für das, was Mehrwert schafft: Angebote, Nachfass, Beziehungspflege.
Weniger Fehler in der Auftragsqualität
Der Assistent arbeitet nach konsistenten Regeln — tagein, tagaus, unabhängig von Tagesform oder Personalverfügbarkeit.
Ausfallsicherheit
Was bisher im Kopf einzelner Mitarbeitender lag, ist jetzt im Assistenten abgebildet. Urlaub und Krankheit hinterlassen keine Auftragsstau-Lücke mehr.
Skalierbar bei Auftragsspitzen
An Tagen mit hohem Bestellvolumen arbeitet der Assistent mit gleicher Qualität — ohne zusätzliche Personalkapazität.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von REME. Bestelldaten, Kundenstammdaten und Konditionsrahmen verlassen das Haus nicht.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in die gewachsene Systemlandschaft
- DSGVO-konform und auf europäischem Boden
- Planbare Jahreslizenz — keine Pay-per-Use-Überraschungen