Wenn Kalkulationen sich selbst ins ERP schreiben
Wie Darko-Darming die tägliche Artikelanlage mit 42°OS automatisiert hat – vollständig On-Premises.
Das Unternehmen
Darko-Darming ist ein metallverarbeitender Betrieb mit 25 bis 30 Mitarbeitenden, davon der Großteil in Fertigung und Logistik. Sechs Mitarbeitende kümmern sich um Vertrieb, Verwaltung und Konstruktion: Sie verarbeiten Kundenaufträge, pflegen Artikelstammdaten, erstellen Kalkulationen und fertigen Konstruktionszeichnungen.
Wie viele metallverarbeitende Betriebe im deutschen Mittelstand ist auch Darko-Darming hochproduktiv — und damit zugleich stark abhängig davon, dass administrative Prozesse mithalten können. Genau hier lag eine der größten stillen Bremsen im Betrieb.
Täglich abtippen, was die Kalkulation bereits weiß
Jeden Tag werden bei Darko-Darming mehr als 30 Artikel kalkuliert — an Spitzentagen über 100. Nach jeder Kalkulation müssen die zugehörigen Artikelstammdaten im ERP-System MKG angelegt oder aktualisiert werden: neue Artikel kommen hinzu, bestehende erhalten neue Revisionsstände, aktualisierte Stücklisten oder neue Dateiverknüpfungen zur technischen Zeichnung.
Die Kalkulation selbst findet in einem intern entwickelten Excel-Tool statt. Ist sie abgeschlossen, beginnt die manuelle Arbeit: Ein Mitarbeitender überträgt die Daten aus der Excel-Datei händisch ins ERP — Feld für Feld.
2 bis 5 Minuten dauert das Anlegen oder Aktualisieren eines einzelnen Artikels im ERP. Bei 30 oder mehr Artikeln pro Tag summiert sich das auf bis zu 2,5 Stunden reiner Abschreibearbeit — täglich. Dazu kommt: Wo Menschen unter Zeitdruck dieselben Felder in demselben System pflegen, schleichen sich Inkonsistenzen ein.
Hinzu kommt die strukturelle Herausforderung, dass im ERP-System verschiedene Verwaltungsnummern für unterschiedliche buchhalterische und betriebliche Sichten existieren. Der Assistent muss diese Logik verstehen und die Daten jeweils korrekt zuordnen — ein Detail, das in der Praxis häufig zu Fehlern führte.
Ein digitaler Assistent, der nie vergisst, nie vertippt
Gemeinsam mit 42grad wurde ein digitaler Assistent auf Basis von 42°OS entwickelt und in Betrieb genommen. Der Assistent übernimmt vollständig die Aufgabe der Stammdatenpflege nach jeder abgeschlossenen Kalkulation — vollautomatisch, rund um die Uhr.
So funktioniert der Workflow
- 1
Kalkulation abschließen — Excel automatisch erzeugt
Sobald ein Mitarbeitender die Kalkulation im Excel-Tool abschließt, wird automatisch eine standardisierte Excel-Datei erzeugt und auf einem definierten Ordner des Netzlaufwerks abgelegt.
- 2
Assistent erkennt neue Datei
42°OS überwacht den Ordner kontinuierlich. Sobald eine neue Excel-Datei erscheint, startet der Assistent automatisch seinen Workflow.
- 3
Daten extrahieren und mit ERP abgleichen
Der Assistent liest die Kalkulationsdaten aus und gleicht sie mit den bestehenden Daten im ERP-System MKG ab: Ist der Artikel neu? Oder existiert er bereits in einer älteren Revision?
- 4
Anlegen oder Aktualisieren im ERP
Neue Artikel werden vollständig angelegt. Bei bestehenden Artikeln werden Stückliste geleert und neu befüllt, Revisionsnummern aktualisiert, Dateiverknüpfungen zur technischen Zeichnung gesetzt — und die korrekte Verwaltungsnummer im System zugeordnet.
- 5
Human in the Loop — wenn Freigaben nötig sind
Tritt ein Grenzfall auf oder ist eine menschliche Entscheidung erforderlich, meldet sich der Assistent direkt beim zuständigen Mitarbeitenden. Freigaben und Antworten auf Rückfragen werden über die Human-in-the-Loop-Funktion von 42°OS eingeholt.
- 6
Täglicher Statusbericht
Jeden Tag erhält das Team einen automatischen Statusbericht: Wie viele Kalkulationen wurden erfolgreich verarbeitet? Welche Fehler sind aufgetreten? Volle Transparenz, ohne manuellen Aufwand.
Einführung als Chance — Prozesse neu denken
Im Zuge der Einführung hat Darko-Darming den eigenen Kalkulationsprozess grundlegend überdacht. Damit der Assistent zuverlässig arbeiten kann, müssen die Kalkulationsdaten in einer konsistenten, strukturierten Form vorliegen. Das hat das Team zum Anlass genommen, das intern entwickelte Excel-Kalkulationstool zu standardisieren und für die Zukunft robuster aufzustellen.
Dieser Prozess — eigentlich eine technische Voraussetzung — hat sich als eigenständiger Mehrwert erwiesen: Darko-Darming arbeitet heute mit klareren Kalkulationsregeln, weniger Ausnahmen und einem Werkzeug, das auch für neue Mitarbeitende einfacher zu handhaben ist.
„Wir dachten, wir automatisieren eine Aufgabe. Am Ende haben wir unseren gesamten Kalkulationsprozess neu strukturiert — und das war genauso wertvoll wie die Automatisierung selbst."
Ein weiterer Vorteil: Sollte das Excel-Kalkulationstool künftig durch eine neue Lösung ersetzt werden, ist der Assistent mit geringem Anpassungsaufwand auf das neue Format angepasst — die Logik des Workflows bleibt weitgehend erhalten.
Ergebnis
Zeitersparnis
2 bis 5 Minuten Datenpflege entfallen pro Artikel. Bei 30+ Artikeln täglich entspricht das bis zu mehreren Stunden, die dem Team für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung stehen.
Datenqualität
Der Assistent arbeitet nach denselben Regeln — jederzeit, für jeden Artikel. Tipp- und Übertragungsfehler durch Zeitdruck oder Personalwechsel gehören der Vergangenheit an.
Prozesssicherheit
Der tägliche Statusbericht schafft Transparenz. Jeder abweichende Fall wird sofort gemeldet — das Team behält die Kontrolle, ohne selbst nachschauen zu müssen.
Skalierbarkeit
An Spitzentagen mit über 100 Kalkulationen läuft der Assistent genauso zuverlässig wie an ruhigen Tagen — ohne dass das Team personell aufgestockt werden muss.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Das gesamte System läuft auf einem Server von Darko-Darming — in diesem Fall auf einem dedizierten Server bei Hetzner. Kein einziger Datenpunkt verlässt die eigene Infrastruktur in Richtung externer Dienstleister.
- KI-Komponenten laufen vollständig lokal auf dem eigenen Server.
- Es fallen keine Kosten für externe API-Token an.
- Sicherheitsanforderungen sind von Grund auf berücksichtigt.
- Darko-Darming bleibt Herr über seine Daten — heute und in Zukunft.
Die Automatisierung geht weiter
Der erste Assistent ist in Betrieb — und der nächste Schritt ist bereits konkret geplant: die automatische Kalkulation direkt aus Lantek und Cadman.
Sobald ein Mitarbeitender das Schneidprogramm für einen Artikel in Lantek oder Cadman fertiggestellt hat, werden die relevanten Fertigungs- und Materialdaten — Schnittzeiten, Materialeinsatz, Maschinenparameter — automatisch aus den Systemen ausgelesen. Auf Basis dieser Daten erstellt der Assistent automatisch einen Kalkulationsentwurf. Ein Mitarbeitender wird direkt benachrichtigt, um die Kalkulation freizugeben oder zu finalisieren — der manuelle Erfassungsschritt entfällt.
Das spart erneut mehrere Minuten pro Artikel — und schließt die Lücke zwischen Fertigungsprogramm und kaufmännischer Kalkulation nahezu vollständig.