Wenn das Firmenwissen eine einfache Frage beantworten kann
Wie heroal sein internes Informationssystem mit 42°OS auf Basis der vorhandenen Confluence bereitstellt — On-Premises, mit den bestehenden Zugriffsrechten.
Das Unternehmen
heroal nutzt eine eigene On-Premises-Confluence als zentrale Wissensbasis: Verfahrensanweisungen, technische Dokumentation, Prozessbeschreibungen, Zuständigkeiten und Unternehmensrichtlinien sind dort gepflegt — gewachsen über Jahre und aktuell gehalten durch die jeweiligen Fachabteilungen.
Mit wachsendem Umfang wurde das, was eigentlich Stärke ist — eine strukturierte, verlässliche Wissensbasis — für Mitarbeitende zur Herausforderung: Wer sucht, findet irgendwann. Aber eben nicht sofort.
Das Wissen ist da — die richtige Seite aber selten auf Anhieb
Confluence strukturiert. Der Alltag fragt. Zwischen der Frage eines Mitarbeitenden und der Antwort auf der richtigen Confluence-Seite liegen oft ein paar Klicks zu viel. Besonders bei neuen Kolleginnen und Kollegen, die die Seitenstruktur noch nicht verinnerlicht haben.
Das Ergebnis: Fragen werden im Team hin- und hergeschickt, obwohl die Antwort längst in Confluence stünde. Aus Zeitgründen. Aus Unsicherheit, ob das, was man findet, noch aktuell ist.
Ein Assistent, der aus Confluence direkt antwortet
Gemeinsam mit 42grad wurde ein internes Informationssystem auf Basis von 42°OS aufgesetzt. Der Assistent arbeitet ausschließlich auf der heroal-Confluence — keine externe Wissensbasis, keine fremden KI-Trainingsdaten.
Mitarbeitende stellen ihre Fragen in natürlicher Sprache und bekommen Antworten mit konkreten Verweisen auf die relevanten Confluence-Seiten. Die bestehenden Zugriffsrechte werden respektiert — wer eine Seite regulär nicht einsehen darf, bekommt darauf basierend auch keine Antwort.
So funktioniert der Workflow
- 1
Frage stellen
Mitarbeitende stellen ihre Frage im Assistenten — so, wie sie die Frage einer Kollegin oder einem Kollegen stellen würden.
- 2
Relevante Seiten finden
Der Assistent durchsucht die Confluence nach thematisch passenden Seiten — unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte der anfragenden Person.
- 3
Inhalte zusammenführen
Aus den gefundenen Seiten wird eine Antwort zusammengefasst — kein Abschreiben, sondern eine kurze, klare Antwort auf die konkrete Frage.
- 4
Mit Quellenangabe
Jede Antwort verweist auf die Seiten, aus denen sie stammt. Mitarbeitende können im Zweifel nachlesen, statt sich auf Zusammenfassung zu verlassen.
- 5
Unsicherheit offen kommunizieren
Wo Confluence keine sichere Antwort hergibt, sagt der Assistent das klar — statt etwas Plausibles zu erfinden.
- 6
Mit Confluence wachsend
Neue und aktualisierte Seiten werden laufend berücksichtigt — die Wissensbasis wächst und bleibt aktuell, ohne dass der Assistent „nachtrainiert" werden muss.
Ergebnis
Schnellere Antworten im Tagesgeschäft
Statt durch die Seitenhierarchie zu navigieren, bekommen Mitarbeitende die Antwort direkt — mit Link zur Quelle.
Onboarding ohne Wissenslücke
Neue Mitarbeitende finden Antworten, ohne die komplette Seitenstruktur vorher zu kennen — das erleichtert die Einarbeitung deutlich.
Weniger interne Rückfragen
Fragen, die eigentlich in Confluence stehen, müssen nicht mehr an die zuständigen Personen eskaliert werden.
Aktuelles Wissen bleibt maßgeblich
Der Assistent arbeitet immer auf dem aktuellen Stand der Confluence — veraltete lokale Kopien verlieren an Bedeutung.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von heroal. Keine Confluence-Inhalte, keine Fragen und keine Antworten verlassen das Haus.
- Kein Datenaustausch mit externen KI-Anbietern
- Ausschließlich die heroal-Confluence als Wissensquelle
- Respektiert die bestehenden Zugriffsrechte vollständig
- DSGVO-konform, auf europäischem Boden betrieben