Wenn das Postfach bereits sortiert ist, bevor der Arbeitstag beginnt
Wie K60 das zentrale Service-Postfach mit 42°OS ordnet, priorisiert und Routineantworten automatisiert — On-Premises.
Das Unternehmen
K60 betreibt ein zentrales Postfach, in dem täglich Anfragen, Bestellungen, Rückmeldungen, Rechnungen und allgemeine Korrespondenz zusammenlaufen. Das Team liest, sortiert, leitet weiter, beantwortet — ein stabiler, aber zeitintensiver Ablauf.
Mit wachsendem Eingangsvolumen wurde das tägliche Aufräumen des Postfachs zu einem festen Teil der Aufgaben. Zeit, die anderswo fehlt — und Raum für menschliche Fehler, wenn einzelne Anfragen zwischen den anderen untergehen.
Wichtiges findet man — aber erst nach viel Suche
Das Problem ist nicht das Volumen an sich. Es ist das gleichzeitige Eintreffen sehr unterschiedlicher Anliegen: eine reine Werbemail neben einer dringenden Reklamation, eine Rechnung zwischen zwei Newslettern, eine Bestellung von einem Neukunden. Ohne manuelle Vorsortierung lässt sich nicht sagen, was Priorität hat.
Dazu kommt die Last, dieselben Standardanfragen immer wieder zu beantworten — „Wo steht meine Lieferung?", „Kann ich die Bedienungsanleitung nochmal bekommen?", „Wie ist der Rechnungsstatus?". Jede einzelne ist schnell beantwortet — zusammen binden sie erhebliche Kapazität.
Ein Assistent, der das Postfach vorbereitet
Gemeinsam mit 42grad wurde für K60 ein Postfachverwaltungs-Assistent auf 42°OS konfiguriert. Der Assistent liest jede eingehende Mail, erkennt das Anliegen — Bestellung, Reklamation, Rechnungsfrage, allgemeine Anfrage, Newsletter — und leitet sie an die zuständige Person oder das zuständige Team weiter. Priorität und Frist werden gleich mitgesetzt.
Für definierte Routineanfragen kann der Assistent direkt antworten — aus Ihren eigenen Daten, in Ihrem Tonfall. Was bei K60 nicht automatisch laufen soll (VIP-Kunden, Reklamationen, unklare Fälle), bleibt vollständig in menschlicher Hand.
So funktioniert der Workflow
- 1
Mail trifft ein
Der Assistent liest jede neue Mail im zentralen Postfach und extrahiert Absender, Anliegen, Priorität und eventuelle Anhänge.
- 2
Anliegen klassifizieren
Jede Mail wird nach Typ eingeordnet — Bestellung, Reklamation, Rechnungsfrage, Sendungsstatus, allgemeine Anfrage, Werbung.
- 3
Zuständigkeit zuweisen
Die Mail wird an die passende Person oder das passende Team weitergeleitet — mit Priorität und Fristhinweis.
- 4
Routineantworten vorbereiten
Für häufige Anfragen kann der Assistent Antworten direkt aus den internen Systemen zusammenstellen — z. B. Sendungsstatus aus dem ERP.
- 5
Freigabe oder direkte Antwort
Ob eine Antwort automatisch gesendet wird oder durch einen Menschen freigegeben, entscheiden Regeln je Anfragetyp — angelegt von K60.
- 6
Sonderfälle menschlich behandeln
VIP-Kunden, Reklamationen und alles Unklare werden dem Team direkt vorgelegt — ohne Automatik-Umweg.
Ergebnis
Geordneter Tagesstart
Das Team öffnet morgens ein sortiertes Postfach — keine halbe Stunde Vorsortierung mehr.
Routineanfragen in Minutenschnelle
Standardanfragen werden binnen Minuten beantwortet — nicht erst nach Stunden oder Tagen.
Keine übersehenen Anfragen
Priorität und Zuständigkeit sind sichtbar — es gibt keinen „Mail-Friedhof" mehr, in dem Dringendes untergehen kann.
Konsistenter Tonfall
Antworten klingen nach K60 — egal wer sie formuliert oder ob sie automatisch entstanden sind.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von K60. Kundenmails und verknüpfte Daten verlassen das Haus nicht.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in vorhandenen Mail-Server und ERP
- DSGVO-konform, auf europäischem Boden betrieben
- Planbare Jahreslizenz statt Pay-per-Use