Eat your own dogfood: Rechnungsprüfung bei 42grad
Wie wir unsere eigene Eingangsrechnungsprüfung mit 42°OS automatisiert haben — und aus dem Alltag lernen, was unsere Kunden brauchen.
Das Unternehmen
42grad ist ein technologiegetriebenes Unternehmen mit einer entsprechend bunten Kostenstruktur: Cloud-Abos, Hardware-Lieferungen, Dienstleister-Rechnungen, Hosting-Abrechnungen, klassische Ausgaben für Büromaterial und Verpflegung. Jeden Monat kommt eine unterschiedlich große Welle an Eingangsrechnungen zusammen.
Für uns war klar: Wenn wir unsere eigene Lösung glaubwürdig verkaufen, muss sie bei uns selbst laufen — in genau dem Alltag, den wir von unseren Kunden kennen.
Kleine Buchhaltung, großer Formatzoo
Auch bei 42grad lag die Prüfung der Eingangsrechnungen lange auf wenigen Schultern — mit dem typischen Muster: Cloud-Rechnungen in Minuten geprüft, komplexe Dienstleister-Rechnungen mit vielen Positionen dagegen in halben Stunden.
Dazu: monatliche Abos, die sich kaum ändern, aber trotzdem jeden Monat neu geprüft werden. Unregelmäßige Rechnungen, bei denen die Zuordnung zur Bestellung oft manuell passieren muss. Viel Routine, wenig Erkenntnis.
Unser eigener Prüfassistent — in derselben Plattform, die wir vertreiben
Wir haben einen Rechnungsprüfungs-Assistenten auf 42°OS für unseren eigenen Betrieb konfiguriert. Der Assistent liest Eingangsrechnungen aus unseren Mail-Postfächern und Scan-Ordnern, erkennt wiederkehrende Abo-Muster, ordnet Rechnungen den vorhandenen Verträgen zu und markiert Abweichungen.
Alles, was wir dabei lernen — Formatmarotten einzelner Lieferanten, sinnvolle Toleranzen, Regeln für Kleinbeträge — fließt in unsere Kundenprojekte zurück. Die interne Nutzung ist kein Selbstzweck, sondern laufende Produktverbesserung.
So funktioniert der Workflow
- 1
Erfassung über mehrere Eingangskanäle
Rechnungen kommen per Mail, als Scan oder als E-Rechnung. Der Assistent greift alles auf — kein Lieferant muss umstellen.
- 2
Abo-Rechnungen automatisch erkennen
Wiederkehrende Cloud- und Dienstleister-Rechnungen werden dem jeweiligen Abo zugeordnet. Abweichungen gegenüber dem erwarteten Betrag werden sichtbar gemacht.
- 3
Einmalrechnungen prüfen
Für nicht-wiederkehrende Rechnungen sucht der Assistent zugehörige Bestellungen und Belege. Wo eine Zuordnung nicht eindeutig ist, fragt er gezielt nach.
- 4
Kontierung und Freigabe
Der Assistent schlägt Konto und Kostenstelle vor. Das Team gibt frei — bei Kleinbeträgen nach vereinfachter Regel, bei Größerem über Zwei-Augen-Prinzip.
- 5
Buchung und Archivierung
Nach Freigabe läuft die Buchung an die Buchhaltung; die Rechnung wird revisionssicher archiviert — inklusive des kompletten Prüfprotokolls.
Als Referenzkunde der eigenen Plattform
Der interne Einsatz gibt uns einen ungefilterten Blick auf die tägliche Arbeit mit 42°OS — wir erleben selbst, wo der Assistent auf Anhieb überzeugt und wo er noch besser werden muss. Jede Verbesserung, die wir intern vornehmen, kommt unseren Kunden unmittelbar zugute.
„Wir wollten nicht nur behaupten, dass unsere Plattform für den Mittelstand tragfähig ist. Wir wollten es täglich selbst beweisen." Ergebnis
Deutlich weniger Prüfaufwand
Besonders wiederkehrende Abos laufen nahezu ohne manuelles Zutun durch. Das Team kümmert sich um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit verdienen.
Referenz aus der eigenen Praxis
Für Kundengespräche können wir aus dem Alltag berichten — nicht aus einer Demo-Umgebung.
Kontinuierliche Produktverbesserung
Erkenntnisse aus dem eigenen Betrieb fließen als Features und Verbesserungen in die Plattform zurück.
Saubere Revisionierung
Für Wirtschaftsprüfung und interne Kontrolle ist jeder Prüfschritt lückenlos dokumentiert.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
42°OS läuft bei uns in der eigenen Infrastruktur — im selben Muster, das wir auch für Kundenprojekte empfehlen.
- Keine Weitergabe von Rechnungsdaten an externe Dienste
- Verbindung mit Buchhaltungs-Software und Vertragsverwaltung direkt vor Ort
- DSGVO-konform, revisionssicher, intern protokolliert
- Grundlage für laufende Verbesserungen der Plattform