Wenn Eingangsrechnungen sich selbst prüfen
Wie büscher die Eingangsrechnungsprüfung mit 42°OS automatisiert hat — vollständig On-Premises.
Das Unternehmen
büscher ist ein mittelständisches Unternehmen, das in der täglichen Abwicklung auf eine gewachsene Systemlandschaft und ein eingespieltes Buchhaltungsteam angewiesen ist. Das Rechnungsvolumen ist nicht gewaltig, aber verlässlich hoch — und jede einzelne Rechnung will sauber geprüft werden, bevor sie bezahlt wird.
Wie in vielen Mittelstandsbetrieben ist die Prüfung Handarbeit: Rechnung aufmachen, Positionen gegen die Bestellung abgleichen, Lieferschein heraussuchen, Preis und Steuersatz kontrollieren, kontieren, freigeben. Solide — und zugleich eine stille Belastung für die Buchhaltung.
Prüfen, obwohl längst klar ist, was prüft werden muss
Die Eingangsrechnungsprüfung ist einer der Prozesse, die eigentlich voller Regeln stecken — und trotzdem fast ausschließlich im Kopf der Buchhaltungskräfte liegen. Welche Toleranzen gelten bei Preisabweichungen? Wann ist ein Zweit-Prüfer nötig? Welche Lieferanten haben Sonderkonditionen?
Im Ergebnis bedeutet das: viele gleichartige Entscheidungen, immer wieder neu getroffen, jedes Mal mit kleinem Risiko, etwas zu übersehen. Besonders unangenehm, wenn dadurch Skontofristen verfallen oder eine Rechnung versehentlich doppelt gebucht wird.
Ein Assistent, der den Abgleich übernimmt — nicht die Entscheidung
Gemeinsam mit 42grad wurde ein Rechnungsprüfungs-Assistent auf Basis von 42°OS konfiguriert. Der Assistent liest jede Eingangsrechnung aus, gleicht Positionen gegen Bestellung und Lieferschein ab, prüft Steuersätze, erkennt Dubletten und legt die Rechnung kontiert zur Freigabe vor.
Die Buchhaltung prüft, entscheidet und gibt frei — in klaren Fällen mit einem Klick, in unklaren Fällen mit gezielter Nachfrage beim Einkauf. Der Assistent ersetzt keine Entscheidung; er nimmt die Tipparbeit und den Aufwand des Heraussuchens ab.
So funktioniert der Workflow
- 1
Rechnung trifft ein
Der Assistent überwacht das Rechnungs-Postfach und einen definierten Scan-Ordner. Sobald eine neue Rechnung erscheint — als PDF, Scan oder strukturierte E-Rechnung — wird sie automatisch aufgegriffen.
- 2
Daten extrahieren und zuordnen
Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Rechnungs- und Bestellnummer werden ausgelesen. Der Assistent sucht im ERP die zugehörige Bestellung und den passenden Lieferschein.
- 3
Abgleich gegen die Regelwerke
Preis- und Mengenabweichungen werden gegen Ihre Toleranzen geprüft. Der Assistent erkennt Dubletten, falsche Steuersätze und ungewöhnliche Konditionen.
- 4
Vorschlag zur Freigabe
Die Rechnung liegt kontiert und mit Prüfhinweisen zur Freigabe vor. Die Buchhaltung sieht auf einen Blick, was passt — und was gegebenenfalls eine Rückfrage braucht.
- 5
Human in the Loop
Bei Unstimmigkeiten fragt der Assistent beim zuständigen Kollegen nach — direkt aus dem System heraus. Freigaben und Korrekturen fließen zurück und werden protokolliert.
- 6
Übergabe ans ERP
Nach Freigabe wird die Rechnung im ERP gebucht. Jeder Prüfschritt bleibt revisionssicher dokumentiert.
Ergebnis
Spürbare Zeitentlastung
Der reine Prüf- und Abgleichaufwand pro Rechnung sinkt deutlich — die Buchhaltung kümmert sich um Entscheidungen, nicht mehr um das Heraussuchen.
Keine verpassten Skonti
Rechnungen werden nach Skontofrist priorisiert. Was heute zu entscheiden ist, steht oben — und erinnert sich selbst, bevor Skonto verfällt.
Keine Doppelbuchungen
Bereits verarbeitete Rechnungsnummern werden sofort erkannt — das klassische „doppelt bezahlt und später zurückholen" entfällt.
Revisionssicherer Audit-Trail
Jeder Prüfschritt, jede Entscheidung, jede Rückfrage ist lückenlos nachvollziehbar — ein Gewinn an Transparenz, nicht nur ein Compliance-Haken.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von büscher. Rechnungen, Bestelldaten und Lieferantenkonditionen verlassen das Haus nicht.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in die vorhandene Buchhaltungs- und ERP-Welt — ohne Systemwechsel
- DSGVO-konform nach europäischen Standards
- Keine Abhängigkeit von Pay-per-Use-Modellen