Wenn jede Frage direkt im Messenger beantwortet wird
Wie REME sein Unternehmenswissen mit 42°OS über eine ChatBot-Oberfläche und Synology Chat bereitstellt — verknüpft mit SMB-Share und ERP-System.
Das Unternehmen
REME arbeitet mit einer gewachsenen Dokumentenablage auf einem SMB-Share — Handbücher, Verfahrensanweisungen, Produktinformationen, Prüfprotokolle. Zusätzlich stecken relevante Informationen im ERP-System: Kundenstatus, Bestellhistorie, Artikelbestände, Liefertermine.
Im Alltag stellen Mitarbeitende Fragen, deren Antwort in einer dieser beiden Welten liegt — aber oft nicht dort, wo man gerade sucht. Und selten in einer Form, die sich in zwei Sätzen zusammenfassen lässt.
Wissen liegt bereit — aber nicht im Kanal, in dem die Frage gestellt wird
Klassische Suche findet Dokumente. Das ERP zeigt Daten. Aber dazwischen liegt die typische Frage aus dem Arbeitsalltag: „Was ist die aktuelle Verfahrensweise bei Kunde X, und wann war der letzte Auftrag mit diesem Artikel?"
Solche Fragen erfordern den Blick in mehrere Systeme gleichzeitig. Die Antwort ist in Summe schnell — aber sie kostet jedes Mal den Kontextwechsel von einem Tool zum nächsten. Die eigentliche Arbeit pausiert, bis die Information vollständig ist.
Ein Assistent, der Dokumente und ERP gemeinsam beantwortet
Gemeinsam mit 42grad wurde für REME ein Wissensmanagement-Assistent auf 42°OS aufgesetzt. Der Assistent ist über eine Chat-Oberfläche im Browser erreichbar — und parallel dazu direkt im Messenger, den REME täglich nutzt: Synology Chat.
Der Assistent greift auf zwei Datenquellen zu: auf das gewachsene SMB-Share mit allen Dokumenten und, per SQL-Anbindung, direkt auf das ERP-System. Antworten verbinden beide Welten — zum Beispiel die aktuelle Verfahrensanweisung aus dem Handbuch plus die zugehörige Kundenhistorie aus dem ERP, als eine einzige Antwort mit Quellenangaben.
So funktioniert der Workflow
- 1
Frage im gewohnten Kanal stellen
Mitarbeitende fragen entweder in der ChatBot-Oberfläche oder direkt in Synology Chat — so, als würden sie einen Kollegen fragen.
- 2
Absicht der Frage verstehen
Der Assistent erkennt, ob die Antwort in den Dokumenten, im ERP oder in einer Kombination beider Quellen liegt.
- 3
Dokumente durchsuchen
Das SMB-Share wird nach relevanten Handbüchern, Verfahrensanweisungen und Protokollen durchsucht — unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte.
- 4
ERP abfragen
Über die SQL-Anbindung werden relevante Datenpunkte aus dem ERP abgerufen — Kundenstatus, Bestellhistorie, Artikelbestand, was immer die Frage braucht.
- 5
Antwort formulieren — mit Quelle
Die Antwort kombiniert Dokumenteninhalt und Datenbankinformation. Quellen werden mit angegeben, damit Mitarbeitende im Zweifel nachlesen können.
- 6
Im Zweifel: Rückfrage
Wenn die Frage nicht eindeutig ist, fragt der Assistent zurück — statt etwas Plausibles, aber Unzutreffendes zu antworten.
Ergebnis
Kein Kontextwechsel mehr
Antworten auf Dokument- und ERP-Fragen entstehen im selben Chat — kein Hin- und Herspringen zwischen Tools mehr.
Unternehmenswissen jederzeit verfügbar
Auch neue Mitarbeitende finden Antworten, die bisher nur erfahrene Kolleginnen und Kollegen im Kopf hatten.
Schnellere Antworten in der Kundenkommunikation
Was im ERP steht und was in der Dokumentation steht, steht jetzt in einer Antwort — Kundenrückfragen werden spürbar schneller bearbeitet.
Transparente Quellen
Jede Antwort trägt die Quelle mit sich — Mitarbeitende können im Originaldokument oder im ERP-Datensatz nachlesen.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig auf der Infrastruktur von REME. Keine Dokumente, keine ERP-Daten, keine Chat-Verläufe verlassen das Haus.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- SMB-Share und ERP-System bleiben die Einzige Quelle der Wahrheit
- Synology-Chat-Integration im hauseigenen Messenger
- Respektiert die bestehenden Zugriffsrechte