Wenn die Prüfung schon erledigt ist, bevor jemand hinsieht
Wie K60 die Eingangsrechnungsprüfung mit 42°OS automatisiert hat — zur Freigabe aufbereitet, On-Premises.
Das Unternehmen
K60 ist ein inhabergeführter Mittelstandsbetrieb mit vielschichtigen Lieferantenbeziehungen und einer Buchhaltung, die täglich mit einem bunten Strom unterschiedlichster Eingangsrechnungen arbeitet — klassische PDFs, Scans, strukturierte E-Rechnungen und gelegentlich auch ungewöhnliche Formate einzelner Lieferanten.
Die Prüfung war qualitativ hoch, aber aufwendig. Jede Rechnung wollte einzeln geöffnet, positionsweise mit der Bestellung abgeglichen und sauber kontiert werden — mit der latenten Gefahr, dass in Stoßzeiten Details übersehen werden.
Heterogene Formate, enge Fristen, hohe Sorgfalt
Die Rechnungsprüfung bei K60 ist nicht standardisiert, weil die Lieferanten es nicht sind. Manche liefern strukturierte Formate, andere schlecht scannbare PDFs, wieder andere ergänzen handschriftliche Hinweise. Für die Buchhaltung bedeutet das: jede Rechnung wird individuell entschlüsselt, bevor die eigentliche Prüfung beginnen kann.
Gleichzeitig soll Skonto genutzt, Dubletten vermieden und die richtige Kontierung getroffen werden — alles unter Zeitdruck, alles korrekt, alles dokumentiert.
Ein Prüfassistent, der den Wildwuchs aufnimmt
42grad hat für K60 einen Rechnungsprüfungs-Assistenten konfiguriert, der genau mit diesem Wildwuchs umgeht: Der Assistent erkennt unterschiedliche Lieferantenformate und extrahiert die Positionen sauber — auch aus schwachen Scans oder ungewöhnlichen Layouts.
Der eigentliche Abgleich gegen Bestellung, Lieferschein und Konditionsrahmen läuft automatisch. Auffälligkeiten werden markiert und zur Freigabe vorgelegt; eindeutige Rechnungen können nach definierten Regeln direkt durchlaufen — mit klar protokoller Trennung.
So funktioniert der Workflow
- 1
Rechnungseingang aufgreifen
Der Assistent überwacht das zentrale Rechnungs-Postfach und zieht neue Rechnungen automatisch zur Verarbeitung.
- 2
Format erkennen, Daten extrahieren
Unabhängig vom Format werden Rechnungsnummer, Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze und Zahlungskonditionen ausgelesen — auch bei schwachen Scans.
- 3
Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein
Der Assistent sucht die zugehörige Bestellung im ERP, gleicht Mengen und Preise ab und prüft gegen die dokumentierten Konditionen.
- 4
Anomalien markieren
Dubletten, Preisabweichungen, unplausible Steuersätze und ungewöhnliche Konditionen werden kenntlich gemacht — mit konkreter Begründung, was auffällig ist.
- 5
Kontierung vorschlagen
Auf Basis der hinterlegten Kontierungsregeln wird die Rechnung aufbereitet — die Buchhaltung kann freigeben, anpassen oder zurückstellen.
- 6
Freigabe und Buchung
Nach Freigabe erfolgt die Buchung im ERP — mit revisionssicherem Protokoll jedes Schritts.
Ergebnis
Einheitlicher Prüfstandard
Egal ob sauber strukturierte oder schwierig zu lesende Rechnung — die Buchhaltung sieht ein konsistent aufbereitetes Ergebnis, keine Format-Lotterie mehr.
Deutlich weniger Abgleichaufwand
Das klassische „Bestellung heraussuchen, Zeilen vergleichen" entfällt. Die Buchhaltung entscheidet — sie sucht nicht mehr.
Skonto-Disziplin ohne Druck
Prioritäten und Fristen sind sichtbar, bevor sie zum Problem werden. Verpasstes Skonto ist die Ausnahme geworden.
Nachvollziehbarkeit für Revision und Finanzamt
Jede Entscheidung ist lückenlos protokolliert — inklusive der Regel, die gegriffen hat, und der Person, die freigegeben hat.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von K60. Eingangsrechnungen, Lieferantenstammdaten und Konditionen verlassen das Haus nicht.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in das bestehende ERP und Archivsystem
- DSGVO-konform, revisionssicher protokolliert
- Planbare Jahreslizenz — kein Pay-per-Use