Anfragen, Reklamationen, Angebotsanforderungen, Rechnungen, Werbung, Lieferscheine. Erst einmal herausfinden, wer was bearbeitet. 180 Mails. Eine Stunde sortieren. Bevor die erste Anfrage beantwortet ist. Der halbe Vormittag ist weg, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Kommunikation · KI-Postfachverwaltung Jede Stunde ohne Antwort ist eine Stunde,
Jede Stunde ohne Antwort ist eine Stunde,
in der Ihr Wettbewerber Sie abhängt.
Wer schneller antwortet, gewinnt. 42°OS liest jede eingehende Mail, erkennt das Anliegen und antwortet sofort – damit Ihre Kunden gar nicht erst woanders schauen.
Das Problem Szenario 01 · Montagmorgen Szenario 02 · Drei Tage später Szenario 03 · Täglich, zehnmal
Wichtige Mails gehen unter. Standardfragen fressen den Tag.
Jede dieser Situationen kostet Zeit, Nerven und Geld. Täglich. Mit 42°OS lassen sie sich im Alltag systematisch vermeiden.
Der Kunde hakt nach. Die Mail lag zwischen zwei Newslettern begraben. Niemand hat sie gesehen. Nicht aus Gleichgültigkeit, sondern weil sie im Strom untergegangen ist. Jetzt ist der Kunde verärgert und das Vertrauen beschädigt.
Wo ist meine Sendung? Wann wird Rechnung X bezahlt? Könnt ihr mir nochmal die Bedienungsanleitung schicken? Dieselben Fragen. Jeden Tag. Von verschiedenen Absendern. Routine, die bindet – statt zu entlasten.
Das bringen wir Ihnen 01 02 03 04 05 06
Ihr Postfach arbeitet. Ihr Team auch – aber endlich an den richtigen Dingen.
Was Unternehmen wie Ihres nach wenigen Wochen mit 42°OS konkret berichten.
Sortiertes Postfach – bevor der Arbeitstag beginnt
Der Assistent liest eingehende Mails, erkennt das Anliegen und leitet sie an die richtige Person oder das passende System weiter. Priorität und Frist werden mitgesetzt. Ihr Team öffnet morgens ein strukturiertes Postfach statt einen unsortierten Stapel.
Keine Standardanfrage bleibt mehr liegen
Häufige Anfragen beantwortet die KI direkt: aus Ihren eigenen Systemen, mit Ihren Daten, in Ihrem Tonfall. Komplexere Fälle gehen an Ihr Team - aber ohne, dass Routinefragen sie ausbremsen.
Sofort verstehen, worum es geht – ohne zu scrollen
Ihr Team sieht auf einen Blick, was der Kunde will und was der Assistent vorschlägt. Kein Durcharbeiten seitenlanger Verläufe mehr, bevor man den Kern kennt.
VIP-Kunden und Reklamationen bleiben beim Menschen
Sie legen fest, welche Absender und Anfragetypen immer direkt an Ihr Team gehen. Die KI sortiert und beschleunigt. Ihre wichtigsten Kundenbeziehungen bleiben persönlich.
Sie behalten die Kontrolle – Schritt für Schritt
Viele Kunden starten im Vorschlagsmodus: Die KI formuliert, Ihre Mitarbeitenden prüfen und schicken ab. Wenn das Vertrauen gewachsen ist, schalten Sie einzelne Kategorien frei. In Ihrem Tempo.
Ihr Tonfall, Ihre Formulierungen, Ihre Signatur
Antworten klingen nach Ihrem Unternehmen. Anrede, Sprachstil, Signatur werden einmalig hinterlegt. Wenn Sie Ihre Kunden duzen, duzt die KI mit. Wenn Sie siezen, siezt sie.
Technische Grundlage
Postfachverwaltung für den deutschen Mittelstand.
Nicht als Ersatz für Ihr Mail-System. Sondern als Assistent, der auf Ihren bestehenden Postfächern aufsetzt: mit Ihren Regeln, Ihrem Tonfall und Ihrer Rechtestruktur.
Alle Postfachtypen
Service, Info, Bestellung, Rechnung, Reklamation. Gemeinsame Teampostfächer genauso wie persönliche Postfächer. Kein Wechsel des Mail-Systems nötig.
Angebunden an Ihre Systeme
Der Assistent greift auf Auftragsstatus, Kundendaten und Rechnungen aus Ihren eigenen Systemen zu. So antwortet er präzise – nicht nur plausibel.
Exchange / M365IMAPSMTPERP-SystemeCRMTicketsystemeDateiserverSharePoint
Prozessberatung inklusive – kein Extra
Viele Unternehmen haben ihre Postfach-Regeln nie formal dokumentiert. Das gemeinsame Aufnehmen und Strukturieren ist Teil unseres Angebots -ohne separate Beraterrechnung im Vorfeld.
100 % Datenhoheit ohne Kompromisse
Kundenmails enthalten sensible Daten. Der Assistent verarbeitet sie ausschließlich in Ihrer eigenen Infrastruktur. Keine Weiterleitung an externe KI‑Cloud‑Dienste. Keine DSGVO-Grauzone. Für uns Standard - kein Lippenbekenntnis.
Aus der Praxis
Postfachverwaltung in einem realen Kundenprojekt
Wie K60 sein Service-Postfach von einem täglichen Engpass in einen strukturierten Arbeitsablauf überführt hat.
Was Entscheider fragen
Die Fragen, die wir in jedem ersten Gespräch hören
„Ein Automat darf bei uns nicht einfach Mails versenden. Das muss ein Mensch sehen."
Das ist der Standard, nicht die Ausnahme. Sie entscheiden pro Anfragetyp, ob die KI antworten darf oder ob immer eine Freigabe nötig ist. Viele Kunden starten im Vorschlagsmodus: Die KI formuliert, Ihre Mitarbeitenden klicken auf Senden. Wenn Sie merken, dass es passt, schalten Sie einzelne Kategorien frei.
„Was passiert, wenn die KI eine wichtige Mail falsch einsortiert?"
Jede Klassifizierung ist nachvollziehbar. Sie sehen, warum eine Mail einem bestimmten Typ zugeordnet wurde, und können sie korrigieren. Diese Korrekturen fließen zurück und verbessern die Einordnung. Zweifelsfälle landen nicht automatisch im Papierkorb, sondern in einer Prüfliste.
„Wir haben VIP-Kunden, deren Mails immer direkt durchlaufen müssen."
Das ist eine Standardregel, die wir abbilden. Mails von bestimmten Absendern, Domains oder mit bestimmten Stichworten gehen ohne Umweg an die zuständige Person. Die KI bearbeitet sie nicht. Ihre Kundenbeziehung bleibt persönlich, auch wenn die Routine automatisiert läuft.
„Wir haben keine dokumentierten Regeln, wie wir Mails bearbeiten. Wie soll das funktionieren?"
Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Das gemeinsame Aufnehmen und Dokumentieren Ihrer Regeln und Ausnahmen ist Teil unseres Angebots -ohne separate Beraterrechnung im Vorfeld. Dieser Schritt schafft für viele Teams schon Klarheit, bevor die erste Automatisierung eingerichtet wird.
„Ersetzt 42°OS Stellen in unserer Buchhaltung oder im Service?"
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Der Assistent übernimmt die Routine, damit Ihr Team die Dinge tun kann, für die es wirklich gebraucht wird: schwierige Anfragen bearbeiten, Kunden beraten, Probleme lösen. Wer bisher täglich zwei Stunden mit Sortieren verbracht hat, kann diese Zeit jetzt in Aufgaben investieren, die Erfahrung und Urteilsvermögen brauchen.
„Was passiert mit Anhängen und Mail-Inhalten? Wer speichert was?"
Alles bleibt in Ihrer Infrastruktur und in Ihrem bestehenden Mail-System. Die KI liest, versteht und sortiert, speichert aber nichts separat. Anhänge und Mail-Inhalte verlassen Ihr Haus nicht. Löschfristen, Aufbewahrung und Archivierung folgen Ihren bestehenden Vorgaben.