Wenn Aufträge vorgeprüft auf dem Tisch liegen
Wie Bio-Circle eingehende Bestellungen mit 42°OS aufbereitet — verlässlich, nachvollziehbar, On-Premises.
Das Unternehmen
Bio-Circle bearbeitet Bestellungen von einer Vielzahl gewerblicher und industrieller Kunden. Die Produktvielfalt ist groß, die Konditionsgefüge sind kundenindividuell, und die Eingangsformate reichen von standardisierten PDFs bis zu freien E-Mail-Bestellungen.
Das Team im Vertriebsinnendienst hat diese Vielfalt über Jahre aufgenommen — mit dem Ergebnis, dass viel Wissen in den Köpfen der Kolleginnen und Kollegen steckt. Genau dort lag der Ansatzpunkt.
Präzision trotz Vielfalt — und ohne Abhängigkeit von einzelnen Köpfen
Die Bestellabwicklung bei Bio-Circle ist fehlerintolerant: Produktidentifikation muss stimmen, Konditionen müssen eingehalten werden, Gebindegrößen müssen zum bestellten Volumen passen. In der manuellen Verarbeitung lauert die Fehlerquelle vor allem dort, wo Routine auf Zeitdruck trifft.
Gleichzeitig war es wichtig, dass die Automatisierung nicht das gewachsene Kundenverhältnis ersetzt — sondern den Innendienst von Abtippen und Heraussuchen entlastet, damit er sich auf die individuelle Betreuung konzentrieren kann.
Ein Assistent, der Bestellungen prüft, bevor sie im ERP landen
Gemeinsam mit 42grad wurde ein Auftragsverarbeitungs-Assistent auf Basis von 42°OS konfiguriert. Er liest Bestellungen unabhängig vom Format aus, identifiziert Kunden und Artikel, gleicht gegen Stammdaten und Konditionsrahmen ab — und legt den Auftrag ERP-fertig zur Freigabe vor.
Unstimmigkeiten (falsche Gebindegröße, veraltete Artikel, ungewöhnliche Mengen) werden markiert, bevor sie im ERP landen. Der Innendienst entscheidet, prüft und gibt frei.
So funktioniert der Workflow
- 1
Eingangsbestellung erfassen
Der Assistent überwacht Mail-Postfächer und Scan-Ordner und greift neue Bestellungen automatisch auf.
- 2
Kunde, Produkt, Gebinde identifizieren
Der Assistent ordnet Kunde und Produkte zu, erkennt Gebindegrößen und prüft gegen die Stammdaten.
- 3
Konditionsprüfung
Rahmenverträge, Sonderkonditionen und produktbezogene Regeln werden gegengeprüft. Abweichungen werden sichtbar gemacht.
- 4
Markierung von Auffälligkeiten
Unplausible Mengen, veraltete Artikel oder unpassende Gebinde werden markiert — mit konkretem Hinweis, was zu prüfen ist.
- 5
Freigabe durch den Innendienst
Der Auftrag liegt strukturiert vor — Freigabe mit einem Klick bei eindeutigen Fällen, mit gezielter Rückfrage bei unklaren.
- 6
Anlage im ERP
Nach Freigabe wird der Auftrag im ERP angelegt — mit vollständigem Protokoll aller Verarbeitungsschritte.
Ergebnis
Spürbare Entlastung im Innendienst
Abtippen und Heraussuchen entfallen — das Team kann sich auf Kundenkontakt und Sonderfälle konzentrieren.
Weniger Fehler in der Bestellabwicklung
Fehler werden sichtbar, bevor sie ins ERP fließen — weniger Rückfragen aus Lager und Versand.
Kundenwissen im System statt im Kopf
Wiederkehrende Kundengewohnheiten sind im Assistenten hinterlegt — Ausfälle und Wechsel im Team werden abgefedert.
Saubere Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt ist protokolliert — ein Gewinn für Revision und internes Reporting.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von Bio-Circle. Kundendaten, Konditionen und Bestelldetails verlassen das Haus nicht.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in die gewachsene ERP- und Stammdatenstruktur
- DSGVO-konform, revisionssicher protokolliert
- Planbare Jahreslizenz — keine Pay-per-Use-Überraschungen