Wenn der Auftragseingang sich selbst aufbereitet
Wie Darko-Darming die eingehenden Bestellungen mit 42°OS vorverarbeitet — ergänzend zur bereits automatisierten Stammdatenpflege.
Das Unternehmen
Darko-Darming ist ein metallverarbeitender Betrieb mit 25 bis 30 Mitarbeitenden — der Großteil in Fertigung und Logistik, sechs Personen in Vertrieb, Verwaltung und Konstruktion. Nach der bereits automatisierten Artikelanlage im ERP-System MKG war der Auftragseingang der nächste logische Schritt.
Die eingehenden Bestellungen kommen aus einem gewachsenen Kundenkreis — mit all den Formaten, Gewohnheiten und Sonderfällen, die ein über Jahre entstandener Kundenkreis mit sich bringt.
Vom Mail-Anhang zum Auftrag im ERP
Bisher wurde jede Bestellung manuell geöffnet, Artikelnummern wurden herausgesucht oder — bei unklaren Angaben — telefonisch mit dem Kunden geklärt. Anschließend wurde der Auftrag im ERP-System MKG angelegt. Vier bis zehn Minuten pro Bestellung. An manchen Tagen zehn Bestellungen, an anderen Tagen fünfzig.
Und es ist nicht nur Zeit. Es ist auch Personen-Abhängigkeit: Wer weiß, dass Kunde X seine Artikelnummern abkürzt? Wer erkennt, dass Kunde Y eine veraltete Benennung nutzt, die sich auf eine neue Artikelnummer übersetzt?
Ein Assistent, der versteht, was Ihre Kunden bestellen
Gemeinsam mit 42grad wurde der Auftragsverarbeitungs-Assistent auf 42°OS konfiguriert — aufbauend auf der bereits vorhandenen Plattform, die bei Darko-Darming die Artikelstammdaten pflegt.
Der Assistent liest eingehende Bestellungen — PDF, Excel, freie E-Mail, Scan — erkennt den Kunden, ordnet Artikel zu, prüft Mengen und Konditionen und legt den Auftrag ERP-fertig zur Freigabe vor. Kundenindividuelle Eigenheiten sind hinterlegt: Abkürzungen, alte Bezeichnungen, typische Missverständnisse.
So funktioniert der Workflow
- 1
Bestellung wird erkannt
Der Assistent überwacht das Bestell-Postfach und den entsprechenden Ordner auf dem Netzlaufwerk. Neue Bestellungen werden automatisch verarbeitet.
- 2
Kunde und Artikel identifizieren
Der Assistent kennt die Kundenlogik und übersetzt kundeneigene Bezeichnungen in die Artikelnummern aus MKG — inklusive veralteter Kürzel und Sonderfälle.
- 3
Abgleich gegen Stammdaten
Mengen, Gebinde, Liefertermine und Sonderkonditionen werden geprüft. Unstimmigkeiten werden markiert, bevor sie in MKG landen.
- 4
ERP-fertige Aufbereitung
Der Auftrag liegt strukturiert zur Freigabe vor — inklusive aller nötigen Felder und Sonderhinweise für die Fertigung.
- 5
Human in the Loop
Bei unklaren Fällen fragt der Assistent direkt beim zuständigen Kollegen nach — die Entscheidungshoheit bleibt im Team.
- 6
Übergabe an MKG
Nach Freigabe wird der Auftrag in MKG angelegt. Alle Schritte sind dokumentiert.
Ein Ökosystem, das zusammen wächst
Die bereits laufende Automatisierung der Artikelanlage und der neue Auftragsverarbeitungs-Assistent arbeiten Hand in Hand: Was die Kalkulation erzeugt, findet der Auftragsassistent im ERP vor. Die Eigenarten der Kunden, die in der Artikelpflege gelernt wurden, sind auch beim Eingang der Bestellung verfügbar.
Jeder weitere Assistent bei Darko-Darming profitiert von dem Wissen, das die vorhandenen bereits aufgenommen haben.
Ergebnis
Vormittage zurückgewonnen
Das manuelle Öffnen, Übersetzen und Abtippen von Bestellungen entfällt. Der Innendienst kümmert sich um Kunden, nicht um Abtippen.
Weniger Rückfragen aus Fertigung
Falsche Artikelnummern oder unklare Spezifikationen werden früh erkannt — nicht erst im Lager oder an der Maschine.
Kundenkenntnis bleibt im System
Abkürzungen, Sonderwünsche und Eigenheiten sind dokumentiert und werden auch dann genutzt, wenn die üblicherweise zuständige Person gerade nicht da ist.
Skalierbar bei Spitzen
An Tagen mit vielen Bestellungen arbeitet der Assistent mit gleicher Qualität — ohne zusätzliche Personalkapazität.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft auf derselben Infrastruktur wie die bereits bestehenden Automatisierungen bei Darko-Darming — auf einem dedizierten Server im eigenen Zugriff.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in die bestehende MKG- und Dateiserver-Welt
- DSGVO-konform und auf europäischem Boden
- Wissensbasis wächst mit jedem weiteren Assistenten