Wenn viele Bestellungen wie eine einzige durchlaufen
Wie heroal eingehende Bestellungen mit 42°OS vorbereitet — skalierbar, konsistent und vollständig On-Premises.
Das Unternehmen
heroal bearbeitet Bestellungen aus einem breiten Partner- und Kundennetz — mit einer entsprechenden Vielfalt an Formaten, Gewohnheiten und Sonderregeln. Für den Innendienst bedeutet das: jede Bestellung ist zunächst ein kleines Entschlüsselungsprojekt, bevor sie im ERP landen kann.
Die gewachsene Systemlandschaft und die individuellen Kundenlogiken sind keine Ausnahme, sondern Alltag. Und genau dieser Alltag wollte entlastet werden, ohne dass sich am Kundenerlebnis etwas ändert.
Vielfalt ist keine Ausnahme, sondern Normalzustand
Die Bestellungen kommen in unterschiedlichster Form: saubere PDFs, freie E-Mail-Texte, Excel-Listen in kundenindividuellen Formaten, teilweise mit handschriftlichen Ergänzungen auf Scans. Der Innendienst liest alles, sortiert, tippt ins ERP — jeden Tag.
Und: bei Auftragsspitzen wird der Engpass sichtbar. Es gibt schlicht nur eine begrenzte Anzahl Hände, die abtippen können. Der Prozess skaliert nicht mit dem Geschäft.
Ein Assistent, der die Vielfalt aufnimmt
Gemeinsam mit 42grad wurde ein Auftragsverarbeitungs-Assistent aufgesetzt, der mit dem bunten Eingangsstrom umgeht, ohne dass heroal seine Partner umstellen müsste. Der Assistent erkennt Kunde und Bestellformat, ordnet Artikel und Mengen zu und legt den Auftrag ERP-fertig zur Freigabe vor.
Der Innendienst behält die Entscheidungshoheit — bei eindeutigen Bestellungen reicht ein Freigabeklick, bei unklaren Fällen liefert der Assistent die nötigen Hintergrundinformationen gleich mit.
So funktioniert der Workflow
- 1
Bestellung wird erkannt
Der Assistent prüft die Eingangskanäle auf neue Bestellungen und entscheidet, was Bestellung, was Rückfrage und was sonstige Kommunikation ist.
- 2
Kunde und Format identifizieren
Der Assistent erkennt den Kunden und passt die Verarbeitung an dessen individuelles Format an — ohne dass jeder Einzelfall programmiert werden muss.
- 3
Artikel, Menge, Kondition
Artikelnummern, Mengen, Konditionen und Sonderwünsche werden extrahiert und gegen die Stammdaten geprüft.
- 4
Auffälligkeiten sichtbar machen
Veraltete Artikelnummern, unplausible Mengen, abweichende Konditionen — der Assistent markiert, was auffällt, statt es im ERP durchzulassen.
- 5
Vorschlag zur Freigabe
Der Auftrag liegt strukturiert und nachvollziehbar zur Freigabe bereit. Der Innendienst entscheidet — schnell bei eindeutigen Fällen, gezielt bei Sonderfällen.
- 6
Übergabe ans ERP
Nach Freigabe entsteht der Auftrag im ERP. Jeder Verarbeitungsschritt ist dokumentiert und auditierbar.
Ergebnis
Skalierbar bei Auftragsspitzen
Hohe Bestelleingangsmengen wirken nicht mehr wie eine Welle, sondern wie gleichmäßiger Strom — weil das Abtippen entfällt.
Konsistente Qualität
Der Assistent arbeitet jeden Auftrag nach den gleichen Regeln ab — unabhängig von Tagesform oder Personalverfügbarkeit.
Zeit für Beziehungsarbeit
Der Innendienst gewinnt Zeit für das, was automatisiert nicht möglich ist: individuelle Abstimmung, Sonderwünsche, Beziehungspflege.
Lernen statt Dokumentieren
Wissen über Kunden und ihre Gewohnheiten wandert aus Köpfen und Post-its in den Assistenten — und bleibt dort zugreifbar.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Der Assistent läuft vollständig in der Infrastruktur von heroal. Bestelldaten, Kundenstammdaten und Konditionen verlassen das Haus nicht.
- Kein Datenaustausch mit externen Cloud-Anbietern
- Integration in die bestehende ERP- und Dateiserver-Welt
- DSGVO-konform nach europäischen Standards
- Planbare Jahreslizenz statt Pay-per-Use