RRR Europe prüft Rechnungen automatisch und behält die Kontrolle.
15 Minuten pro Rechnung, jede Position gegen Lieferschein und Auftrag: So sah die Prüfung bei RRR Europe bisher aus.
Wie RRR Europe das mit 42°OS gelöst hat: Der Abgleich läuft automatisch, das Team klärt nur noch die Ausnahmen und spart so jede Woche Stunden. Alle anderen Abläufe blieben dabei, wie sie waren.
Von der Fabrik in Asien bis zum Händler in Europa
Die RRR Group beschafft Produkte aus Asien und Osteuropa für Händler in Europa. Der Schwerpunkt liegt auf Möbeln, Garten und Non-Food. Eigene Teams und feste Partner sitzen in China, Taiwan, Vietnam, Malaysia und Indonesien. Sie steuern den Einkauf vor Ort, schauen bei der Produktion zu und prüfen die Ware. In Bangkok und Gütersloh zeigt RRR Europe neue Produkte in eigenen Showrooms.
RRR Europe kümmert sich um die ganze Kette. Das Team wählt Produkte aus, sucht Lieferanten und prüft die Qualität. Es plant den Transport, liefert verzollt und verteilt die Ware in ganz Europa. Auf Wunsch entwickelt RRR Europe auch eigene Produkte und Private Label. Die RRR Europe GmbH in Gütersloh ist der Vertrieb der Gruppe für Europa. Das Unternehmen beschäftigt 50 Mitarbeitende.
Wer die ganze Kette steuert, hat viele Belege auf dem Tisch. Die Rechnungen der Lieferanten gehen bei RRR Europe in Gütersloh ein.
Viel Handarbeit bei jeder Rechnung
Die Rechnungen der Lieferanten kommen bei RRR Europe per Mail an. Bisher hat jemand aus dem Team jede davon geprüft, bevor sie bezahlt wurde. Zuerst ging es in orgaMAX auf die Suche nach dem Lieferschein: Ist alles geliefert? Dann kamen die Preise im Auftrag dran. Zum Schluss wurde die Summe nachgerechnet.
Gerade der Abgleich mit dem Auftrag kostet Zeit. Ein Auftrag hat oft mehr Positionen als eine Rechnung. Also muss man erst die passenden heraussuchen.
So waren pro Rechnung schnell 15 Minuten weg. Über die Woche kamen einige Stunden zusammen.
Ein Workflow, der nur die Ausnahmen meldet
Gemeinsam mit RRR Europe hat 42grad die Rechnungsprüfung in einem Workshop aufgenommen und jeden Schritt mit allen Fehlerfällen beschrieben. Auf dieser Grundlage läuft der Workflow auf 42°OS. Lässt sich eine Rechnung nicht vollständig auslesen, gibt 42°OS sie nicht frei und meldet sie dem Sachbearbeiter.
Bewusst mit der Rechnungsprüfung gestartet
RRR Europe hat sich für eine umfassende Automatisierung entschieden. Der Start mit der Rechnungsprüfung hatte dabei einen großen Vorteil: Sie lässt sich unabhängig von anderen Abläufen umsetzen. So zeigte der Workflow schnell Wirkung, und alle anderen Prozesse konnten bleiben, wie sie waren.
Die nächsten Schritte geht RRR Europe jetzt an, mit einem Workflow im Rücken, der schon läuft und sich im Alltag bewährt.
„Wir haben mit einem Part angefangen, der für sich allein läuft. So hatten wir schnell ein Ergebnis und konnten sehen, ob es im Alltag trägt. Jetzt bauen wir Schritt für Schritt weiter aus.“
So funktioniert der Workflow
- 1
Rechnung kommt an
42°OS überwacht das Postfach. Kommt eine Rechnung als PDF, startet die Prüfung.
- 2
Daten auslesen
42°OS holt Rechnungsnummer, Lieferschein- und Bestellnummer, alle Positionen mit Menge und Preis sowie die Summe aus dem PDF.
- 3
Abgleich mit dem Lieferschein
42°OS sucht den Lieferschein in orgaMAX und prüft über die Artikelnummer, ob alle Positionen geliefert wurden.
- 4
Abgleich mit dem Auftrag
42°OS filtert die passenden Positionen aus dem Auftrag und vergleicht die Preise. Zum Schluss rechnet die Plattform die Summe nach.
- 5
Human in the Loop
Passt etwas nicht, bekommt der Sachbearbeiter eine Nachricht mit der genauen Stelle. Er klärt den Fall, danach geht es weiter.
- 6
Übergabe an Drivve
Die geprüfte Rechnung geht an Drivve. Dort folgen der Upload zu DATEV und die Zahlung.
Die Artikelnummer als roter Faden
Beim Sichten der Testbelege fiel auf, dass derselbe Artikel auf Rechnung und Lieferschein manchmal unterschiedlich beschrieben war.
So etwas zeigt sich bei Automatisierungen immer wieder: Erfahrene Mitarbeitende gleichen kleine Unstimmigkeiten im Alltag ganz selbstverständlich aus. Wenn eine Software jeden Beleg nach festen Regeln liest, werden sie sichtbar. Für die Einführung ist das ein Gewinn, denn jetzt ist klar, worauf die Prüfung achten muss.
Deshalb gleicht 42°OS jede Position über die Artikelnummer ab. So erkennt die Prüfung einen Artikel auch dann, wenn er unterschiedlich beschrieben ist. Für RRR Europe heißt das: keine Fehlalarme wegen abweichender Texte und eine Prüfung, auf die sich das Team verlassen kann.
„Wir steuern Lieferketten von Asien bis nach Europa. Da muss am Ende auch die Rechnung stimmen. 42°OS prüft jede Position gegen Lieferschein und Auftrag, und wir kümmern uns um die Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen.“
Zeit zurückgewinnen. Fehler früh finden.
Zeitersparnis
Das Team gewinnt jede Woche Stunden zurück. Rechnungen, die zu Lieferschein und Auftrag passen, gehen ohne Zutun an Drivve.
Datenqualität
Jeder Preis wird mit dem Auftrag verglichen, jede Summe nachgerechnet. Abweichungen fallen auf, bevor bezahlt wird.
Prozesssicherheit
42°OS liest in orgaMAX nur mit und schreibt nichts hinein. An Drivve geht nur, was geprüft ist oder vom Sachbearbeiter geklärt wurde.
Schneller Start
Die Rechnungsprüfung funktioniert für sich allein. So war der Workflow schnell im Einsatz, und das Team konnte ihn direkt im Alltag nutzen.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Die Daten bleiben bei RRR Europe. 42°OS läuft auf einem eigenen Server im Haus, im selben Netz wie orgaMAX. Auch die KI läuft dort: Die Modelle von Mistral AI arbeiten lokal auf diesem Server.
- Keine externen KI-Dienste
- Keine Abhängigkeit von Cloud-Anbietern
- Auf DSGVO-konformen Einsatz ausgelegt
Von der Mail bis zur Zahlung
Die Rechnung kommt per Mail, 42°OS prüft sie gegen orgaMAX und gibt sie an Drivve weiter. Dort folgen der Upload zu DATEV und die Zahlung. Von Hand geprüft wird nur noch, was abweicht.
Der nächste Schritt steht fest
Die Rechnungsprüfung läuft. Als Nächstes automatisiert RRR Europe mit 42°OS die Anlage neuer Artikel in orgaMAX. Die Daten aus den Unterlagen der Lieferanten muss dann niemand mehr von Hand übertragen.