Eat your own dogfood: Wissensmanagement bei 42grad
Wie wir unser internes Wissensmanagement mit 42°OS betreiben — über Chat-Oberfläche und Nextcloud Talk, verbunden mit Nextcloud, Outline und unseren Chat-Verläufen.
Das Unternehmen
42grad nutzt täglich die Plattform, die wir verkaufen. Das gilt auch für unser internes Wissensmanagement: Dokumente, Prozessbeschreibungen, Entscheidungen aus Team-Gesprächen — all das entsteht in unseren eigenen Werkzeugen und wird vom eigenen 42°OS-Assistenten erschlossen.
Für uns ist das doppelt wichtig: Es entlastet uns im Alltag, und es gibt uns einen ungefilterten Blick darauf, wie ein Wissensmanagement-Assistent in einem realen, wachsenden Unternehmen funktioniert.
Dateien, Wiki und Chats gleichzeitig im Blick
Wissen entsteht bei uns in drei Welten: strukturiert im Dateisystem, redaktionell in unserem internen Wiki Outline, und informell in den Chats von Nextcloud Talk — dort, wo Entscheidungen oft zuerst besprochen und dann nirgendwo anders festgehalten werden.
Die spannenden Antworten liegen häufig über diese drei Welten verstreut: eine Richtlinie im Wiki, ein konkretes Beispiel im Dateisystem, eine Entscheidung im Chat. Jede einzelne Quelle isoliert reicht selten.
Ein Assistent, der alle drei Quellen gemeinsam versteht
Wir haben auf 42°OS einen Wissensmanagement-Assistenten für unseren eigenen Betrieb aufgesetzt. Er ist über zwei Oberflächen erreichbar: eine dedizierte Chat-Oberfläche im Browser — und direkt in Nextcloud Talk, wo wir ohnehin den Großteil unserer internen Kommunikation führen.
Der Assistent greift auf drei Datenquellen zu:
So funktioniert der Workflow
- 1
Frage im gewohnten Kanal
Wer eine Frage hat, stellt sie in der Chat-Oberfläche oder direkt in Nextcloud Talk — genauso wie man eine Kollegin oder einen Kollegen fragen würde.
- 2
Alle drei Quellen parallel absuchen
Der Assistent durchsucht die Nextcloud-Dateiablage, das Outline-Wiki und die relevanten Nextcloud-Talk-Verläufe gleichzeitig — und erkennt, was zusammenpasst.
- 3
Antwort zusammenführen
Aus Wiki-Richtlinie, Dokument im Dateisystem und der Chat-Entscheidung entsteht eine zusammenhängende Antwort — nicht drei lose Treffer.
- 4
Quellen offenlegen
Jede Antwort verweist auf die Originalquellen — wir können im Wiki nachlesen, im Dateisystem öffnen oder zum ursprünglichen Chat springen.
- 5
Zugriffsrechte respektieren
Der Assistent kennt die bestehenden Nextcloud- und Outline-Rechte. Wer einen Chat oder eine Datei regulär nicht sehen darf, bekommt darauf basierend auch keine Antwort.
- 6
Lernende Produktentwicklung
Was uns im eigenen Einsatz auffällt — gute Treffer, schlechte Treffer, Lücken — fließt direkt in die Produktentwicklung zurück.
Chat-Verläufe als vollwertige Wissensquelle
Viele Unternehmen dokumentieren Entscheidungen nicht — sie treffen sie im Chat. Indem wir Nextcloud Talk als Datenquelle einbinden, bleibt dieses informelle Wissen zugreifbar, auch Monate später. Der Assistent behandelt einen Chat-Auszug genauso wie eine Wiki-Seite: als Quelle, die genannt und verlinkt wird.
Das verändert die Art, wie wir intern zusammenarbeiten: Wir müssen nicht jede Entscheidung zusätzlich dokumentieren — die Entscheidung im Chat selbst ist abrufbar.
„Der Assistent hat uns gezeigt, dass wir mehr wissen, als wir dachten — es war nur nicht abrufbar." Ergebnis
Eine Antwort, drei Quellen
Zusammenhänge werden sichtbar, die sonst in jeweils einem Tool verstreut bleiben.
Zugriff im gewohnten Kanal
Wir fragen direkt in Nextcloud Talk — kein Wechsel in ein Extra-Tool, kein zusätzlicher Login.
Chat-Entscheidungen bleiben abrufbar
Was im Chat entschieden wurde, ist auch Monate später findbar — ohne zusätzliche Dokumentationspflicht.
Produktverbesserung aus eigener Erfahrung
Unsere tägliche Nutzung zeigt uns, wo der Assistent noch besser werden kann — diese Erkenntnisse kommen unseren Kunden zugute.
Vollständig auf eigener Infrastruktur
Das 42grad-Wissensmanagement läuft vollständig in unserem eigenen Rechenzentrum. Weder Dokumente noch Chats noch Wiki-Inhalte werden an externe Anbieter übergeben.
- Kein Datenaustausch mit externen KI-Anbietern
- Nextcloud, Outline und Nextcloud Talk bleiben unsere Quellen der Wahrheit
- Bestehende Zugriffsrechte werden vollständig respektiert
- Direkte Rückkopplung in die Produktentwicklung